Otro de los grandes errores universales. No tener claro quien debe hacer qué lleva a duplicar tareas…

La solución puede venir de una adecuada definición de funciones y responsabilidades. Cuando esto no se ha abordado nunca (muy típico en empresas que empezaron desde cero, o en empresas cuyo funcionamiento se supone sencillo, casos en que el hacer nunca se ha documentado), conviene hacer una relación de tareas diarias, semanales, mensuales, trimestrales, etc…por cada uno de los puestos de trabajo. A la vista de dicha relación descubrimos procesos que pasan de una persona a otra, descubrimos quién es actor principal de un proceso, quién es secundario. En definitiva, no es difícil reorganizar tareas y construir un organigrama: algo así como una de las primeras fotos que hay que hacer en una empresa…

Puede ser suficiente con esto, si la empresa es muy pequeña o muy simple. En otro caso, la duplicidad de tareas denuncia la necesidad de escribir instrucciones de trabajo y procedimientos. Esto nos pondría sobre la pista de otra típica foto de empresa: el mapa de procesos.